lunes, 18 de diciembre de 2017

Situación actual de la Consejería de Educación en redes sociales y plan de medios sociales

1. Situación actual de la Consejería de Educación en redes sociales



1.1. Historia
La presencia en redes sociales de la Consejería de Educación en Estados Unidos y Canadá es relativamente reciente, ya que fue hace solo tres años cuando se decidió iniciar la actividad en medios como Facebook y Twitter, ampliando así un ámbito de acción que hasta entonces se limitaba a la página web institucional. 

La presencia de la Consejería de Educación en Facebook es relativamente reciente.

1.2. Limitaciones
En este plazo de tiempo se ha conseguido un avance considerable si tenemos en cuenta que el equipo de community managers que se encarga de la gestión de las redes, al que internamente llamamos “grupo de comunicación y redes sociales”, no se dedica a esta tarea en exclusiva, sino que debe compaginarla con muchas otras.  La limitación en cuanto a recursos humanos se une a otras carencias pendientes de resolver, como la inexistencia de un plan de comunicación explícitamente definido o la falta de una formación específica de los asesores en manejo de redes.  Tareas tales como la curación de contenidos no se pueden desarrollar adecuadamente precisamente por la falta de personal dedicado en exclusiva a esta labor. 

1.3. Reputación online
A pesar de los obstáculos señalados, la reputación online de la Consejería es buena, como se deduce tanto del crecimiento constante de seguidores como del nivel de participación de los usuarios a través de los comentarios.  Del análisis realizado por Likealyzer de la página de Facebook, por ejemplo, se concluye que se está haciendo un buen trabajo, si bien se señalan algunas áreas susceptibles de mejora, como la frecuencia en la publicación de noticias, su longitud, o el grado de respuesta de los seguidores.  El nivel de actividad en Twitter es menor y parece conveniente redefinir el tipo de contenidos que se van a publicar a través de este canal. 

La página de Facebook ha superado recientemente los 5000 seguidores.

1.4. Tendencias actuales en Internet
La Consejería ha llevado a cabo alguna auditoría externa que ha incidido en los mismos aspectos y que ha servido para adaptar el formato y contenido de los mensajes a las tendencias actuales en Internet.  De entre dichas tendencias merece la pena destacar una preferencia por los formatos visuales sobre los textuales (inclusión de fotos, vídeos, infografías, gif y otros elementos visuales), por los mensajes cortos y por la inserción de hipervínculos que permitan ampliar la información a los usuarios que lo deseen.  Además de Facebook y Twitter, la Consejería se ha planteado también la conveniencia de abrir una cuenta en Instagram o en Youtube para responder a las tendencias actuales de uso por parte del público al que se dirige.  

Los usuarios prefieren los formatos audiovisuales a los puramente textuales.

1.5. Identidad digital
La identidad digital corporativa, al ser la Consejería una entidad pública, está gestionada desde el Ministerio de Educación, si bien se han creado elementos de identidad propios como el logo identificativo, que aparece no solo en las redes sociales sino que se utiliza también en correspondencia interna, pies de firma digitales, carteles y otros elementos de difusión.  El logo contribuye a cohesionar la presencia en redes y a dotar a la Consejería de una imagen propia y diferenciada dentro de la organización.  

El logo de la Consejería ha contribuido a dotarla de una imagen diferenciada.

1.6. Uso de los medios sociales
El uso que se ha dado a los medios sociales por parte de la Consejería ha sido fundamentalmente externo, es decir, dirigido a la comunidad educativa, y no se ha utilizado como herramienta de comunicación interna.  Esto no significa que las actuaciones del grupo de comunicación estén descoordinadas o que no haya participación del resto del personal de la Consejería, sino que el contacto interno se realiza por otros medios, siendo los más habituales Skype para la celebración de reuniones, y Dropbox y un espacio colaborativo en Aula Exterior para compartir documentos y archivos de diversos tipos.  

1.7. Relación con la comunidad educativa
Por lo que respecta a la relación con la comunidad educativa, ésta ha sido más bien informativa.  En la página de Facebook, por ejemplo, la participación de los usuarios se limita a la publicación de comentarios.  Si bien éste es uno de los aspectos que Likealyzer señala como pendientes de mejora, al tratarse de una página institucional, el equipo de community managers ha considerado preferible mantener el sistema actual en el que los usuarios no pueden publicar entradas.  

La participación de los usuarios en la página de Facebook se realiza a través de los comentarios.

1.8. Monitorización
Los resultados son monitorizados constantemente por el equipo de comunicación a través de las diferentes herramientas a su disposición, como la ya mencionada Likealyzer y otras como Twitonomy o Hootsuite, y se realiza un esfuerzo constante por mejorar la frecuencia, la calidad y la variedad de los contenidos.  


2. Plan de medios sociales


2.1.      Objetivos.
El plan de medios sociales de la Consejería de Educación tiene dos objetivos principales:
a.       Establecer una comunicación fluida, directa y frecuente con la comunidad educativa a la que se dirige.
b.      Convertirse en un referente en todo lo que concierne a la enseñanza del español en los Estados Unidos y Canadá.  
Entre los objetivos específicos se plantean los siguientes:
a.       Difundir las acciones llevadas a cabo por la Consejería de Educación.
b.      Promover la participación en las actividades de la Consejería de los colectivos involucrados en los programas del Ministerio (profesores visitantes, auxiliares de conversación, docentes y administradores de las International Spanish Academies, etc.).
c.       Promover el interés por los programas entre los que aún no participan en ellos (difusión y promoción de convocatorias).
d.      Fomentar el interés por la lengua y la cultura españolas informando sobre su situación en el contexto norteamericano y mundial.
e.       Ofrecer recursos para la enseñanza del Español como Lengua Extranjera (ELE).

La participación de los profesores visitantes es uno de los objetivos del plan de medios sociales.


2.2.      Público.
El público al que se dirigen los medios sociales de la Consejería es amplio y diverso, si bien puede englobarse en seis categorías:
a.       Profesores visitantes españoles en los Estados Unidos y Canadá.
b.      Auxiliares de conversación españoles en Estados Unidos y Canadá y auxiliares norteamericanos en España.
c.       Docentes y administradores de la red de ISA (International Spanish Acadmies).
d.      Docentes de ELE (Español como Lengua Extranjera) en los Estados Unidos y Canadá.
e.       Candidatos potenciales a participar en cualquiera de los programas gestionados por la Consejería de Educación.
f.       Público en general interesado por la lengua y la cultura españolas y por su enseñanza y aprendizaje.

2.3.      Canales.
Los canales que se utilizarán para conectar con la comunidad educativa son cinco.  A los tres actuales (Web, Facebook y Twitter) se añadirán Instagram y Youtube:
a.       Página web.
b.      Facebook.
c.       Twitter.
d.      Instagram.
e.       Youtube.

Se propone ampliar la presencia en redes a Youtube e Instagram.



2.4.      Estilo de comunicación.
El estilo debe ser diferente dependiendo del canal utilizado.  Así, en la página web se utilizará un estilo formal e institucional, acorde con el tipo de contenidos que se alojan en ella y con la imagen oficial del Ministerio deEducación, del que depende la Consejería.  La página web contará con una versión en inglés.

En Facebook se buscará establecer una relación más cordial con los usuarios, por medio de un lenguaje más directo y empático orientado a promover la cercanía y la comunidad de intereses y sobre todo a estimular la acción, en este caso la participación en nuestras actividades y en la propia página de Facebook a través de los comentarios. 

En Twitter se adaptará el estilo a las restricciones formales del canal, que necesariamente utilizará mensajes breves y directos, informativos y por lo general destinados a transmitir lo más inmediato (eventos en curso, próximas actividades, noticias relevantes, etc.). 

En Instagram y en Youtube se buscará insertar contenidos visuales relevantes y apropiados, adoptando en lo posible un tono informal y cercano pero directamente relacionado con los programas que gestiona la Consejería y las acciones que lleva a cabo.  

 
En la página web se utilizará un estilo formal e institucional.

2.5.      Plan de contenidos.   
El plan de contenidos también debe tener en cuenta el canal utilizado para transmitirlos.
a.       Página web:
1.      Funciones de la Consejería de Educación.
2.      Red de oficinas y centros.
3.      Sistemas educativos de España y de Estados Unidos y Canadá.
4.      Procedimientos de homologación y reconocimiento de títulos.
5.      Convocatorias y programas.
6.      Publicaciones y materiales didácticos.
b.      Facebook:
1.      Noticias sobre las actuaciones de la consejería.
2.      Actualidad sobre acciones en centros educativos.
3.      Información sobre convocatorias en curso.
4.      Recursos para la enseñanza de ELE (Español como Lengua Extranjera).
5.      Información sobre el español en el mundo y en Estados Unidos y Canadá (contenidos externos).
6.      Experiencias de profesores visitantes y de auxiliares de conversación.
c.       Twitter:
1.      Eventos en curso.
2.      Información sobre próximas actividades y convocatorias.
3.      Enlaces a recursos web para la enseñanza del español.
d.      Instagram:
1.      Imágenes de actividades realizadas en centros educativos.
2.      Imágenes de actividades formativas para profesores.
3.      Imágenes de eventos relacionados con la difusión del español y de la cultura en español.
e.       Youtube:
1.      Vídeos de experiencias de profesores visitantes (actividades en centros, cursos, experiencia en general como profesores visitantes).
2.      Vídeos de experiencias de auxiliares de conversación.
3.      Vídeos de administradores educativos sobre programas de la Consejería.
4.      Vídeos de profesores de ELE. 


Twitter se utilizará para difundir las convocatorias a los diferentes programas.

En todos los canales se deberá tener especial cuidado con la protección de la imagen y datos personales de los alumnos.  El equipo de community managers deberá tener en cuenta la legislación educativa así como la normativa vigente sobre protección de datos y las leyes de propiedad intelectual. 


REFERENCIAS
Sobre elaboración de planes de medios sociales:
El blog de Loretahur (elaboración de un plan de medios sociales para un centro educativo).
Blog de Eva San Agustín (planificación de contenidos) 

Propuestas alternativas para la Consejería de Educación:
Weird in Austin (Ana Carmen del Canto).
Conéctate (Centro de Recursos de Lincoln).

Legislación sobre protección de datos y propiedad intelectual:
LOMCE (Ley Orgánica para la Mejora de la Calidad Educativa).
LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos).
Ley de la Propiedad Intelectual

Medios sociales de la Consejería de Educación en Estados Unidos y Canadá:
Twitter de la Consejería.
Página de Facebook.
Página web


martes, 12 de diciembre de 2017

La organización de tareas del Community Manager / Checklist de redes sociales



Análisis sobre la organización de tareas del Community Manager en la Consejería de Educación


En la Consejería de Educación en Estados Unidos y Canadá la figura del Community Manager se remonta al año 2014, cuando se decidió dar un impulso a la presencia de la organización en las redes sociales como modo de dar a conocer sus actividades y de servir de vehículo de contacto con profesores, administradores y público en general interesado por la enseñanza y la difusión de la lengua y la cultura españolas. Las redes sociales que se han definido como más apropiadas para dar presencia a la organización han sido Facebook y Twitter.  

La Consejería cuenta con un equipo de varios asesores técnicos que se encargan de dinamizar la presencia en redes sociales.  Existe un total de 5 responsables, uno por demarcación (las demarcaciones son las áreas en las que se organiza territorialmente la Consejería), más un coordinador a nivel de Estados Unidos y Canadá.  Tanto los responsables de demarcación como el coordinador son asesores técnicos docentes al servicio del Ministerio de Educación, por lo que están familiarizados con el uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación y cuentan tanto con formación específica como con experiencia en su utilización en el aula.  Además del equipo de Community managers, se encargan de crear contenidos para compartir con la comunidad el resto de asesores técnicos al servicio de la Consejería, que informan de sus actividades y aportan novedades relacionadas con la gestión de los diferentes programas. 

Un hándicap importante en la gestión de las redes sociales de la Consejería es que ninguno de los miembros del equipo de Community Managers se dedica en exclusiva a esta labor, sino que debe compaginarla con multitud de tareas de diversa índole.  Por esta razón se requiere un alto nivel de organización en lo que respecta a la diversidad de contenidos a publicar, a los tiempos, a los formatos, a la inclusión de elementos visuales (fotos, vídeos, etc.), y otras tareas que responden al objetivo de conseguir una presencia en redes sociales que despierte y mantenga el interés de la comunidad educativa.  

A pesar de las limitaciones horarias, se ha conseguido en un plazo de tiempo relativamente corto un nivel de fidelización considerable, puesto que la página de Facebook ha conseguido recientemente superar los cinco mil seguidores.  Incluso algunas noticias relacionadas con determinados programas educativos han superado los veinte mil lectores, por lo que puede decirse que se ha conseguido un grado muy satisfactorio de liderazgo y dinamización dentro de la comunidad educativa.  

Por lo que respecta a la documentación y herramientas que facilitan la gestión de las redes, se hace un uso extensivo de herramientas de comunicación como Skype para la coordinación del equipo de Community Managers, del correo electrónico y de herramientas para compartir archivos como Dropbox, Google Docs, y la plataforma propia del Ministerio denominada Aula Exterior, donde se cuenta con un espacio colaborativo que permite alojar documentos, imágenes y otros tipos de archivos digitales.   Previsiblemente se incorporarán a la gestión de nuestros espacios en redes algunas de las herramientas de curación de contenidos que se han analizado en la unidad anterior, así como cronogramas y listas de comprobación. 

Checklist de redes sociales 

 




Como complemento al análisis previo, comparto aquí en forma de infografía una posible Checklist de redes sociales, que recoge una serie de ítems con las tareas a realizar con el fin de gestionar la estrategia de comunicación de la Consejería.  Para su elaboración he tenido en cuenta la realidad de nuestra organización y la dedicación horaria real de los miembros del grupo de trabajo de Comunicación y Redes Sociales. 


Situación actual de la Consejería de Educación en redes sociales y plan de medios sociales

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